Werlino

Polityka Prywatności

Niniejsza polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób Werlino Event Studio zbiera, wykorzystuje i chroni dane osobowe odwiedzających naszą stronę internetową oraz klientów korzystających z naszych usług organizacji wydarzeń. Dokument ma zastosowanie do wszystkich interakcji z serwisem Werlino oraz usługami eventowymi, a jego postanowienia są zgodne z polskim prawem oraz ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO/GDPR). Dbamy o przejrzystość i bezpieczeństwo informacji, które nam powierzasz.

Administratorem Twoich danych osobowych jest Werlino Event Studio. Możesz się z nami skontaktować pod adresem e-mail [email protected], telefonicznie pod numerem +48 22 703 16 54 lub listownie na adres ul. Przykładowa 12, 00-001 Warszawa, Polska.

Administrator Danych Osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych za pośrednictwem tej strony internetowej oraz w związku z organizacją wydarzeń jest Werlino Event Studio. Poniżej znajdziesz pełne dane administratora, które umożliwiają kontakt we wszystkich sprawach dotyczących prywatności.

Dane administratora

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz kontaktować się z nami za pomocą dowolnego z powyższych kanałów. Odpowiadamy na zapytania dotyczące prywatności w terminie do 30 dni od ich otrzymania.

Jakie dane zbieramy?

W zależności od sposobu korzystania z naszych usług i strony internetowej, możemy zbierać różne kategorie danych osobowych. Poniżej wyjaśniamy, jakie informacje są przetwarzane automatycznie, a jakie podajesz nam dobrowolnie.

Dane zbierane automatycznie

Podczas odwiedzania naszej strony internetowej automatycznie zbieramy pewne dane techniczne, takie jak adres IP, typ i wersja przeglądarki, informacje o urządzeniu, systemie operacyjnym oraz przeglądane podstrony. Dane te są gromadzone za pomocą plików cookie i podobnych technologii, a wykorzystujemy je wyłącznie w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania witryny oraz prowadzenia anonimowych analiz statystycznych.

Dane podawane dobrowolnie

Gdy kontaktujesz się z nami lub rezerwujesz wydarzenie, możesz podać nam dane osobowe, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz szczegóły dotyczące planowanego wydarzenia. Informacje te przekazujesz za pośrednictwem formularzy kontaktowych, wiadomości e-mail lub rozmów telefonicznych. Wykorzystujemy je wyłącznie w celu udzielenia odpowiedzi na Twoje zapytanie oraz organizacji i obsługi zamówionych usług eventowych.

Cele przetwarzania danych

Twoje dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w jasno określonych, zgodnych z prawem celach. Poniżej przedstawiamy główne kategorie tych celów wraz z krótkim wyjaśnieniem.

Realizacja usług

Przetwarzamy dane osobowe w celu organizacji i zarządzania wydarzeniami, w tym gali korporacyjnych, wydarzeń pokerowych oraz prywatnych uroczystości. Obejmuje to komunikację z klientami, koordynację z obiektami, integrację usług cateringowych oraz wszelkie inne czynności niezbędne do prawidłowego wykonania umowy. Podstawą prawną tego przetwarzania jest niezbędność do zawarcia i realizacji umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem na Twoje żądanie.

Marketing i komunikacja

Za Twoją wyraźną zgodą możemy przetwarzać dane osobowe w celu wysyłania newsletterów, ofert promocyjnych oraz informacji o nadchodzących wydarzeniach. Zgoda na otrzymywanie treści marketingowych jest dobrowolna i możesz ją wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem. Komunikaty marketingowe wysyłamy wyłącznie do osób, które aktywnie wyraziły na to zgodę.

Obowiązki prawne

Przetwarzamy dane osobowe również w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze, takich jak obowiązki podatkowe i księgowe. Okresy przechowywania danych w tym zakresie są określone przez obowiązujące przepisy prawa. W uzasadnionych przypadkach dane mogą być udostępniane uprawnionym organom państwowym, jeżeli wynika to z przepisów prawa.

Podstawa prawna przetwarzania

Każde przetwarzanie danych osobowych przez Werlino Event Studio opiera się na co najmniej jednej z poniższych podstaw prawnych, zgodnie z art. 6 RODO.

Zgoda

W zakresie komunikacji marketingowej oraz niektórych nieistotnych czynności przetwarzania opieramy się na Twojej dobrowolnej, świadomej i jednoznacznej zgodzie. Masz prawo wycofać zgodę w dowolnym momencie, kontaktując się z nami za pomocą danych podanych w sekcji kontaktowej. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Umowa

Przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania umowy, której jesteś stroną, lub do podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy. Dotyczy to w szczególności rezerwacji i organizacji wydarzeń, w tym wszelkiej komunikacji przedkontraktowej związanej z ustaleniem zakresu usług, terminów i warunków współpracy.

Obowiązek prawny

Przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze, takich jak obowiązki wynikające z przepisów podatkowych i rachunkowych. Okres przechowywania danych w tym zakresie wynika z obowiązujących przepisów. W sytuacjach przewidzianych prawem możemy być zobowiązani do ujawnienia danych uprawnionym organom.

Okres przechowywania danych

Przechowujemy dane osobowe wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, lub przez okres wymagany przepisami prawa. Poniżej przedstawiamy szczegółowe zasady retencji dla poszczególnych kategorii danych.

  • Dane związane z umową: przechowujemy przez cały okres obowiązywania umowy oraz przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z przepisów prawa cywilnego.
  • Dane marketingowe: przechowujemy do momentu wycofania zgody na otrzymywanie treści marketingowych lub do czasu ustania celu przetwarzania.
  • Dokumentacja księgowa: przechowujemy przez okres wymagany polskim prawem podatkowym, co do zasady przez 5 lat od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.
  • Korespondencja biznesowa: przechowujemy przez okres niezbędny do obsługi zapytania oraz ewentualnej realizacji usługi, nie dłużej niż przez 3 lata od zakończenia kontaktu, chyba że dalsze przechowywanie wynika z przepisów prawa.

Po upływie okresu przechowywania dane osobowe są usuwane lub anonimizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby.

Twoje prawa

Zgodnie z RODO przysługuje Ci szereg praw związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych. Poniżej znajdziesz ich listę wraz z krótkim wyjaśnieniem. Aby skorzystać z dowolnego prawa, skontaktuj się z nami za pomocą danych podanych w sekcji kontaktowej.

  • Prawo dostępu do danych: możesz uzyskać potwierdzenie, czy przetwarzamy Twoje dane, oraz otrzymać ich kopię.
  • Prawo do sprostowania danych: możesz żądać poprawienia nieprawidłowych lub niekompletnych danych osobowych.
  • Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”): możesz żądać usunięcia danych, jeżeli nie ma już podstawy prawnej do ich przetwarzania.
  • Prawo do ograniczenia przetwarzania: możesz żądać ograniczenia przetwarzania danych w określonych sytuacjach.
  • Prawo do przenoszenia danych: możesz otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie i przesłać je innemu administratorowi.
  • Prawo do sprzeciwu: możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora.
  • Prawo do wycofania zgody: w każdej chwili możesz wycofać zgodę na przetwarzanie danych, które odbywa się na jej podstawie.
  • Prawo do wniesienia skargi: masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), jeżeli uznasz, że przetwarzanie narusza przepisy RODO.

Wszystkie żądania rozpatrujemy niezwłocznie, nie później niż w terminie 30 dni od ich otrzymania. W przypadku skomplikowanych żądań termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym poinformujemy Cię z wyprzedzeniem.

Bezpieczeństwo danych

Wdrożyliśmy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić poziom bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób, których dane dotyczą. Środki te obejmują między innymi szyfrowanie transmisji danych, kontrolę dostępu do systemów oraz regularne przeglądy i oceny skutków dla ochrony danych.

Dane osobowe przechowywane są na bezpiecznych serwerach zlokalizowanych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Dostęp do danych mają wyłącznie upoważnieni pracownicy i współpracownicy Werlino Event Studio, którzy zostali zobowiązani do zachowania poufności. Regularnie weryfikujemy nasze procedury bezpieczeństwa i aktualizujemy je zgodnie z najlepszymi praktykami branżowymi oraz obowiązującymi przepisami.

Mimo stosowania zaawansowanych zabezpieczeń żadna metoda transmisji danych przez internet ani metoda przechowywania elektronicznego nie jest w 100% bezpieczna. Dlatego nie możemy zagwarantować absolutnego bezpieczeństwa przekazywanych nam informacji, jednak dokładamy wszelkich starań, aby chronić Twoje dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą lub zniszczeniem.

Udostępnianie danych

Twoje dane osobowe mogą być udostępniane zaufanym dostawcom usług, którzy wspierają nas w prowadzeniu strony internetowej oraz organizacji wydarzeń. Należą do nich między innymi dostawcy usług IT, operatorzy systemów płatności, partnerzy eventowi oraz podmioty świadczące usługi księgowe i prawne. Wszyscy odbiorcy danych są zobowiązani do przestrzegania umów powierzenia przetwarzania danych oraz zachowania poufności.

Nie sprzedajemy danych osobowych żadnym podmiotom trzecim. Dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy wyłącznie wtedy, gdy zapewnione są odpowiednie zabezpieczenia, takie jak standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską lub decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony.

W określonych przypadkach dane mogą być ujawniane organom publicznym, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa lub jest niezbędny do ochrony żywotnych interesów osób fizycznych.

Kontakt w sprawach prywatności

Jeżeli masz jakiekolwiek pytania dotyczące niniejszej polityki prywatności lub chcesz skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się z nami. Odpowiadamy na wszystkie zapytania dotyczące prywatności w terminie do 30 dni.

Dane kontaktowe

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych możesz również skontaktować się bezpośrednio z Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO.